SEGRETERIA AI
Il telefono suona mentre sei con un cliente, di sabato, alle nove di sera. Oggi quella chiamata diventa un messaggio da riascoltare, o non diventa niente. Con la segreteria AI di TwinCaller diventa un appuntamento in agenda.
Costruito da chi lavora con le PMI e gli studi italiani da 25 anni.
Una segreteria AI risponde alle chiamate che oggi restano scoperte, capisce cosa serve a chi chiama e chiude la richiesta: fissa l’appuntamento, lo sposta, manda il promemoria. La segreteria telefonica, invece, registra e basta.
Un messaggio in segreteria è una richiesta rimandata: va riascoltata, capita, e poi qualcuno deve richiamare sperando di trovare la persona. Fra le due cose passano ore, e spesso passa anche un cliente.
Il risponditore automatico recita un messaggio uguale per tutti. Qui si tiene una conversazione: chi chiama spiega cosa gli serve con le sue parole e ottiene una risposta, non un invito a richiamare.
Non si sostituiscono: si dividono le ore. Una persona copre l’orario di studio, la segreteria AI copre la sera, il sabato e i momenti in cui la linea è già occupata.
Una settimana ha 168 ore. Una segretaria part-time ne copre una ventina. TwinCaller risponde nelle altre, comprese quelle in cui chiamano di più le persone che lavorano: la sera, il sabato, la pausa pranzo.
Un messaggio in segreteria è lavoro rimandato: qualcuno deve ascoltarlo, capirlo, richiamare e sperare di trovare la persona. Qui la richiesta si chiude mentre chi chiama è ancora al telefono.
Mentre sei al telefono con un paziente, il secondo che chiama trova qualcuno che risponde invece del segnale di occupato. Le chiamate contemporanee si dimensionano sul piano.
Dalla prima frase, prima che chi chiama dica il proprio nome. Non è una scelta estetica: nella nostra esperienza è quello che rende la telefonata più semplice, perché chi chiama sa cosa aspettarsi. Ed è anche quello che l’AI Act europeo chiede a chi costruisce assistenti vocali.
Chi chiama dice cosa gli serve con le sue parole: prenotare, spostare, disdire, chiedere come prepararsi a un esame, lasciare un messaggio urgente. Nessun menu numerico, nessuna cadenza da messaggio registrato.
Fissa, sposta e conferma gli appuntamenti. Manda i promemoria. Riprogramma quelli saltati. È la differenza fra una segreteria che raccoglie e una che chiude.
Il perimetro lo definisci tu. Se la richiesta ne esce, TwinCaller non inventa: raccoglie i dati, dice a chi chiama che sarà richiamato e ti gira la richiesta per iscritto, con la trascrizione. Non trasferisce la telefonata, quindi non ti arriva una chiamata a freddo mentre sei con qualcun altro.
Sulle urgenze la regola si decide prima, non durante: indicare il numero dedicato o il servizio di emergenza, e far arrivare subito la segnalazione a chi è reperibile.
In uno studio sanitario un appuntamento è un dato sulla salute di una persona. La segreteria non conferma a chi chiama se un dato paziente ha una visita prenotata, e il perimetro delle risposte si configura prima di andare in produzione. È il tipo di dettaglio che si nota solo quando manca.
Un dato utile per capire dove sta il problema: negli studi italiani il tasso di appuntamenti mancati misurato da due studi pubblicati nel 2025 sta fra il 3,85% e il 5,1%. È più basso del 15-20% che circola nel settore, ed è il numero vero. Su quei mancati, i promemoria telefonici hanno un effetto misurabile.
| Voce | Starter | Pro | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Canone | 300 €/mese | 500 €/mese | 1.000 €/mese | su richiesta |
| Setup una tantum | 1.500 € | 1.500 € | 1.500 € | 1.500 € |
| Telefonate/mese | ~150 | ~300 | ~700 | custom |
| Chiamate contemporanee | 1 | 3 | 10 | 20+ |
| Copertura | 24×7 | 24×7 | 24×7 | 24×7 |
Piano annuale con il 20% di risparmio. Setup una tantum di 1.500 €, un agente incluso.
Il confronto onesto non è con lo stipendio di una persona: è con le ore che oggi restano scoperte. Il minimo contrattuale di una segretaria inquadrata al livello 4S del CCNL Studi Professionali è di 1.654,70 € lordi al mese da ottobre 2025, a cui vanno aggiunti contributi e mensilità aggiuntive, e copre l’orario di ufficio. TwinCaller parte da 300 € al mese e copre le altre.
Prenota la demo dal vivo: scegli quando ricevere la chiamata e prova a prenotare un appuntamento come farebbe un tuo cliente.
Se hai più sedi, agende separate o un gestionale a cui la segreteria deve parlare, chiedi una consulenza o chiama lo 030 8908024.
No, e non è quello che vendiamo. Copre le ore in cui il telefono suona e non c’è nessuno, e toglie dalla scrivania le chiamate ripetitive. Chi lavora con te fa il resto.
L’integrazione con gestionali e CRM si quota su preventivo, perché dipende da cosa usi. La verifica si fa prima del contratto, non dopo.
Si infastidiscono con la segreteria che li fa parlare al vuoto. Qui ottengono quello per cui hanno chiamato, e sanno fin dalla prima frase con chi stanno parlando.
Non improvvisa. Raccoglie i dati, dice che verrà richiamato e ti gira la richiesta per iscritto con la trascrizione.
No, e preferiamo dirlo. C’è una demo dal vivo: scegli l’orario, ricevi la chiamata e valuti in una conversazione vera.